La période estivale n’est pas loin, et avec elle les vacances pour la plupart d’entre nous. Voici deux petites astuces pour préparer votre boîte de messagerie à votre absence prolongée.

Archivez les anciens messages

Toutes les entreprises imposent des quotas sur les comptes de messagerie. Ces quotas peuvent être dépassés en votre absence, et ainsi entraîner le rejet d’un nombre important de mails. Vous pouvez donc effectuer un archivage avant votre départ afin de pouvoir partir avec du quota à revendre !

Dans Office 2010, vous pouvez simplement faire cela en vous rendant dans les cleanup tools ou outils de nettoyage depuis le Backstage (l’écran qui est affiché dans les applications Office lors du clic sur le menu Fichier).

Les messages archivés vont être placés dans un fichier pst à l’emplacement de votre choix.

Mettez en place un message de réponse automatique

Egalement OOF (Out of Office), ce message est envoyé par votre serveur de messagerie (si vous utilisez Outlook et Exchange Server) dès que quelqu’un vous envoie un message. Cela permet d’avertir vos correspondants pourquoi et jusqu’à quand vous êtes injoignable. Pas besoin d’écrire un roman, restez précis, clair et concis. Les trois éléments que je vous conseille de mettre dans ce message :

• Les dates de votre absence : Mettez des dates de début et de fin précises (évitez les phrases du type je suis absent pour 10 jours),
• La raison : sans être précis (j’ai réservé au club med miami), précisez si vous êtes en déplacement professionnel ou en vacances. Pourquoi ? En déplacement profesionnel, vous êtes toujours connecté au travail, pas en vacances (enfin, normalement :),
• Qui contacter en votre absence : pas besoin de lister toutes les personnes de votre entreprise, mais laissez d’autres points de contacts en cas de questions urgentes (votre responsable/chef de projet, un collègue de votre équipe) et prévenez cette personne.

Depuis Outlook 2010 (toujours via Backstage) la fonctionnalité réponses automatiques/automatic replies vous permet simplement de programmer une réponse automatique entre deux dates. Vous pouvez ainsi la préparer quelques jours avant votre départ, outlook se chargera de l’activer à votre départ et de la réactiver à votre retour.

Comme vous pouvez le remarquer sur la capture d’écran, vous avez la possibilité d’avoir un message différent pour vos collègues et pour les messages reçus depuis l’extérieur de votre organisation. Mais vous pouvez allez encore plus loin en appliquant des règles aux messages reçus, en plus des règles d’organisation de votre messagerie.

Bonnes vacances à tous !